为进一步提高学院科学管理水平，及时听取和解决学院师生员工在工作、学习和生活中存在的问题，广泛听取广大教职员工、学生家长和社会各界群众对学院工作的意见、建议，接受师生咨询，受理师生诉求，切实帮助师生解决实际问题，不断改进工作，推进学院作风建设，提升服务质量，经院长办公会研究决定，特制定院长接待日制度：

一、接待时间：

每周三下午3:00—5:30为接待来访时间（节假日除外），由学院安排一名院级领导负责接待工作，并做好接待记录。

二、接待地点：

各轮值院领导办公室。

三、接待对象：

全体师生员工、学生家长及社会各界群众。

四、接待事宜：

全体师生员工在教育教学、科研、管理、学习、生活等方面遇到的问题，对学院改革和发展等方面的意见和建议，学生家长及社会相关人士对学院工作的意见、建议等。

五、接待要求：

1、负责接待的院领导要按时到位，耐心听取接待对象所反映的各种问题，并做好记录（填入“院长接待日记录簿）。

2、对师生员工反映的问题，属一般性问题，在职权范围内能解决的，应即时予以解决；不在职权范围内的事项，应即时转至其主管院领导或相关部门负责人尽快处理；重大事项须提交院长办公会研究解决。

3、对师生员工、学生家长及社会相关人士提出的意见和建议，能解决的要明确解决时限，因条件等各种原因暂时不能解决的，应在七个工作日内予以回复。

4、接待人员要在接待日的当日填写完“院长接待日记簿”，特别是“处理意见”一栏，要求据实填写。若属即时解决的问题，应在栏内写明解决的办法和处理结果；若属转至其他院级领导或相关部门解决的问题，应写明所转的领导或部门；若属院长办公会研究解决的问题，也应写明。

5、“院长接待日记簿”应在接待日的第二天内由接待人员整理好移交学院办公室，学院办公室根据接待人员提出的处理意见，将转办和需会议研究解决的问题做好登记；该转办的应在登记的第二天转至相关院级领导或处室；该会议研究解决的，一周内整理转交学院院长；凡属转办的问题，相关领导或部门最迟一周内作出答复；一般问题可口头答复，涉及原则性问题应书面答复，然后由承办人或承办部门在“承办情况栏”写明答复情况，并由接待对象签字认可，并交学院办公室存档；属会议研究解决的问题待召开会议研究后由院长在“处理意见栏”作出批示，并明确由谁答复，学院办公室按转办的方法进行处理，此类问题最迟应在半个月内作出答复（从接待日算起）。

6、承办领导和承办部门要以对学院、对师生员工高度负责的态度，尽心尽力办好所承办的每一件事，学院监察委员会要跟踪督查，定期将接待日所反映的问题的办理情况在校务公开栏上公布，接受师生监督。在督办过程中若发现有答复不符合实际或敷衍了事、互相推诿等情况，要及时报告学院行政负责人并限期纠正。

7、学院设立院长信箱及咨询投诉电话。

六、此制度从公布之日起执行。